Τις νέες και αναβαθμισμένες εφαρμογές του SAP SuccessFactors HCM Suite, ανακοίνωσε πρόσφατα η SAP με στόχο να διευκολύνει τα στελέχη του HR να συμμορφωθούν με τις πρόνοιες του κανονισμού προστασίας προσωπικών δεδομένων, που θα τεθεί σε εφαρμογή από τις 25 Μαΐου.
Με την ενίσχυση των υφιστάμενων εφαρμογών και την προσθήκη νέων δυνατοτήτων, οι λύσεις που προσφέρει το SAP SuccessFactors είναι σε θέση να υποστηρίξουν τις ενέργειες των επιχειρήσεων για ορθό χειρισμό και προστασία των ευαίσθητων δεδομένων των εργαζομένων, των υποψηφίων και των πελατών τους. Συγκεκριμένα οι νέες αναβαθμίσεις περιλαμβάνουν τα ακόλουθα :
- Consent management (Διαχείριση Συναίνεσης) – Ορισμένοι νόμοι περί προστασίας προσωπικών δεδομένων, συμπεριλαμβανομένου και του GDPR, απαιτούν από τις εταιρείες να λαμβάνουν ρητή συγκατάθεση για την αποθήκευση ή την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Αυτή η νέα λειτουργία μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλο το φάσμα της διαδικασίας συναίνεσης για τη διαμόρφωση και διαχείριση των δηλώσεων συγκατάθεσης (consent statement) καθώς και για το στάδιο της αποδοχής. Για παράδειγμα, οι υπεύθυνοι προσλήψεων μπορούν να διαμορφώνουν τις δηλώσεις συγκατάθεσης σε όλες τις επίσημες γλώσσες λειτουργίας μιας εταιρείας και να ζητούν από τους υποψηφίους να αποδεχθούν τη δήλωση συγκατάθεσης προτού υποβάλουν αίτηση για κάποια θέση.
- Data blocking (Αποκλεισμός δεδομένων) – Η συγκεκριμένη λειτουργία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να περιορίσει την πρόσβαση σε παλαιότερα προσωπικά δεδομένα, εντός βέβαια της περιόδου διατήρησης των δεδομένων, ενώ, παράλληλα, επιτρέπει την πρόσβαση σε έναν μόνο χρήστη, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε άλλους. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος του Κέντρου Εξυπηρέτησης Πελατών που διαχειρίζεται αιτήματα υπαλλήλων, ενδέχεται να χρειαστεί να δει τα δεδομένα των υπαλλήλων μόνο για χρονικό διάστημα ενός έτους, ενώ ένα στέλεχος HR ενδέχεται να χρειαστεί πρόσβαση σε όλο το ιστορικό του υπαλλήλου.
- Data subject info reporting – Οι επιχειρήσεις αποθηκεύουν όλα τα είδη προσωπικών δεδομένων των υπαλλήλων τους καθώς και των υποψήφιων υπαλλήλων, από πληροφορίες όπως το όνομα και τη διεύθυνση τους μέχρι και πληροφορίες σχετικά με την υγεία τους και τα αποτελέσματα των επαγγελματικών αξιολογήσεων τους. Αυτή η λειτουργία επιτρέπει στους πελάτες μας να δημιουργούν έναν συνολικό απολογισμό όλων των προσωπικών δεδομένων ενός ατόμου που είναι διαθέσιμα στις λύσεις SAP SuccessFactors που χρησιμοποιούν. Η λειτουργία, υποστηρίζει και διευκολύνει το δικαίωμα όλων στην πληροφόρηση, καθώς επιτρέπει στους χρήστες να γνωρίζουν ποια προσωπικά δεδομένα τους αποθηκεύονται ανά πάσα στιγμή.
- Data purge («Καθαρισμός» δεδομένων) – Ο όγκος των προσωπικών δεδομένων που αποθηκεύονται και επεξεργάζονται από έναν οργανισμό είναι σημαντικός. Η διατήρηση, όμως, αυτών των δεδομένων για περισσότερο διάστημα από ό, τι απαιτείται για επιχειρηματικούς σκοπούς αυξάνει τον κίνδυνο της μη-συμμόρφωσης με τον κανονισμό και συνιστά παραβίαση δεδομένων. Η οριστική διαγραφή δεδομένων όταν δεν συντρέχει πλέον νομικός λόγος για τη διατήρησή τους, αποτελεί απαίτηση ορισμένων κανονισμών περί προστασίας δεδομένων, συμπεριλαμβανομένου του GDPR. Προκειμένου να συμμορφωθούν οι πελάτες μας, με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, στους κανόνες διατήρησης δεδομένων που ισχύουν σε ορισμένες χώρες , ή τομείς της βιομηχανίας, η λειτουργία αυτή τους επιτρέπει να καθορίζουν κανονισμούς διατήρησης δεδομένων ανά τοποθεσία, ώστε εν συνεχεία, να διαγράφουν μόνιμα τα δεδομένα, εντός του χρονικού πλαισίου που τίθεται στην εκάστοτε περιοχή.
