Τιμολόγια, συμβόλαια, βεβαιώσεις, σκαναρισμένες σελίδες από το κινητό. Κάποια στιγμή όλοι βρισκόμαστε με δέκα ξεχωριστά PDF που πρέπει να σταλούν ως ένα αρχείο. Οι περισσότερες πλατφόρμες υποβολής δέχονται ένα μόνο συνημμένο, και κανείς δεν θέλει να ανοίγει ένα ένα δέκα αρχεία στο email του.
Η γρήγορη λύση χωρίς εγκατάσταση
Η απλούστερη διαδρομή σήμερα είναι ένα online εργαλείο. Στην περίπτωση της Adobe, η ενωση pdf γίνεται μέσα από το Acrobat online, σε οποιονδήποτε σύγχρονο browser, είτε δουλεύεις σε Windows, macOS ή Linux είτε από το κινητό. Επιλέγεις τα αρχεία, τα βάζεις στη σειρά που θέλεις και πατάς «Συγχώνευση αρχείων». Το τελικό PDF κατεβαίνει χωρίς υδατογράφημα και χωρίς να χρειάζεται σύνδεση.
Αν συνδεθείς με λογαριασμό Adobe, έχεις επιπλέον επιλογές: αποθήκευση online, κοινοποίηση με σύνδεσμο και αναδιάταξη μεμονωμένων σελίδων μετά τη συγχώνευση. Χωρίς σύνδεση, τα αρχεία διαγράφονται και δεν μένουν αποθηκευμένα στην υπηρεσία.
Τα όρια που καλό είναι να γνωρίζεις
Για τις περισσότερες καθημερινές ανάγκες τα όρια δεν θα σε απασχολήσουν. Αν όμως δουλεύεις με μεγάλους φακέλους, όπως τεχνικά εγχειρίδια ή αρχεία έργων, αξίζει να τα έχεις υπόψη:
| Παράμετρος | Όριο |
| Αρχεία ανά συγχώνευση | έως 100 |
| Σελίδες ανά αρχείο | έως 500 |
| Σύνολο σελίδων στο τελικό PDF | έως 1.500 |
Δύο ακόμη σημεία. Τα PDF με κωδικό χρειάζονται τον κωδικό τους πριν από τη συγχώνευση, αλλιώς μένουν εκτός. Και αν θέλεις να ενώσεις αρχεία Word ή Excel μαζί με PDF στο ίδιο βήμα, αυτό απαιτεί τη δοκιμαστική περίοδο του Acrobat Pro. Η εναλλακτική είναι να μετατρέψεις πρώτα αυτά τα αρχεία σε PDF με τα δωρεάν online εργαλεία της Adobe και μετά να τα ενώσεις.
Σειρά, ονόματα, μέγεθος: οι λεπτομέρειες που μετράνε
Η σειρά των αρχείων στη λίστα είναι και η σειρά στο τελικό έγγραφο. Το πρώτο αρχείο γίνεται η αρχή του PDF. Αν ονομάσεις τα αρχεία με αριθμούς μπροστά, για παράδειγμα 01_aitisi, 02_taftotita, 03_vevaiosi, η ταξινόμηση γίνεται πιο εύκολα και ελέγχεις με μια ματιά ότι δεν λείπει τίποτα.
Πρόσεξε και το μέγεθος. Σκαναρισμένες σελίδες σε υψηλή ανάλυση φουσκώνουν γρήγορα το τελικό αρχείο, και πολλές πλατφόρμες ή πάροχοι email έχουν όριο στα συνημμένα. Αν σκανάρεις με το κινητό, ρύθμισε την ανάλυση σε λογικά επίπεδα από την αρχή. Ένα έγγραφο κειμένου σπάνια χρειάζεται την ανάλυση μιας φωτογραφίας. Αν το αποτέλεσμα βγει βαρύ, δοκίμασε συμπίεση πριν το στείλεις.
Στο σκανάρισμα με το κινητό, η ποιότητα της πηγής κάνει τη μισή δουλειά. Φωτογράφισε τη σελίδα σε επίπεδη επιφάνεια, με ομοιόμορφο φως και χωρίς σκιές από το χέρι σου. Οι περισσότερες εφαρμογές σάρωσης κόβουν αυτόματα τα άκρα και διορθώνουν την προοπτική, οπότε το αποτέλεσμα δείχνει σαν να βγήκε από scanner γραφείου. Όσο πιο καθαρές είναι οι μεμονωμένες σελίδες, τόσο πιο επαγγελματικό θα είναι και το τελικό ενιαίο αρχείο.
Ένα τελευταίο tip για τη ροή εργασίας: άνοιξε το τελικό αρχείο και ξεφύλλισέ το πριν το υποβάλεις. Σελίδες γυρισμένες ανάποδα ή διπλά σκαναρισμένες είναι από τα πιο συνηθισμένα λάθη, και φαίνονται αμέσως σε έναν γρήγορο έλεγχο. Δώσε επίσης στο τελικό αρχείο ένα περιγραφικό όνομα, για παράδειγμα με το αντικείμενο και την ημερομηνία, αντί για το «merged.pdf» που θα ψάχνεις μετά από έξι μήνες.
Προσωπικά δεδομένα και ασφάλεια
Πολλά από τα αρχεία που ενώνουμε περιέχουν ευαίσθητα στοιχεία: ΑΦΜ, αριθμούς ταυτότητας, μισθοδοσίες, ιατρικές γνωματεύσεις. Πριν ανεβάσεις οτιδήποτε σε μια online υπηρεσία, σκέψου ποιος την παρέχει και τι κάνει με τα αρχεία. Στην περίπτωση του Acrobat online, όπως αναφέρεται στη σελίδα του εργαλείου, τα αρχεία δεν αποθηκεύονται αν δεν συνδεθείς και επιλέξεις να τα κρατήσεις. Ανεξάρτητα από το εργαλείο, μια καλή πρακτική είναι να ανεβάζεις μόνο ό,τι χρειάζεται πραγματικά και να μη στέλνεις το τελικό αρχείο σε ανοιχτά κανάλια χωρίς λόγο.
Αρχειοθέτηση για χρόνια: πού μπαίνει το PDF/A
Αν το συγχωνευμένο αρχείο προορίζεται για μακροχρόνια φύλαξη, όπως λογιστικά έγγραφα ή φάκελοι έργου, αξίζει να γνωρίζεις το PDF/A. Πρόκειται για πρότυπο ISO, μια παραλλαγή του PDF σχεδιασμένη ώστε το έγγραφο να ανοίγει και να εμφανίζεται με τον ίδιο τρόπο και μετά από πολλά χρόνια, χωρίς να εξαρτάται από εξωτερικές γραμματοσειρές ή περιεχόμενο.
Περισσότερες πληροφορίες για το PDF/A και τα υπόλοιπα πρότυπα της οικογένειας PDF θα βρεις στον ιστότοπο της PDF Association, του διεθνούς οργανισμού που συγκεντρώνει εταιρείες και ειδικούς γύρω από την τεχνολογία PDF. Είναι χρήσιμο ανάγνωσμα για όποιον διαχειρίζεται ψηφιακό αρχείο σε επιχείρηση ή οργανισμό και θέλει να ξέρει τι σημαίνουν στην πράξη όροι όπως PDF/UA ή PDF/X.
Συνοψίζοντας, η ένωση αρχείων είναι από αυτές τις μικρές δουλειές που γίνονται εύκολα αν ξέρεις τι κάνεις. Βάλε τα αρχεία σε σειρά, ξεκλείδωσε όσα έχουν κωδικό, έλεγξε το μέγεθος και, αν πρόκειται για έγγραφο που θα φυλαχτεί για χρόνια, σκέψου από την αρχή τη μορφή του. Τα υπόλοιπα τα αναλαμβάνει ο browser.
